Avec la volonté de dématérialisation affichée par toutes les entreprises dans un monde de plus en plus axé sur le digital, trouver une nouvelle méthode de signature était vivement souhaitée. C’est dans ce contexte que la signature électronique a été mise en place. Qu’est-ce que c’est en réalité ? Comment signer numériquement un document ? Quels sont les bénéfices de la signature numérique ? À qui faut-il faire appel pour votre signature électronique ? Nous vous disons tout ce qu’il importe de savoir sur ce sujet dans ce contenu.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est avant tout une signature. Sa spécificité, c’est que comparativement à la signature manuscrite, elle se fait numériquement. Le signataire n’a donc pas à tenir un stylo pour apposer sa signature sur un document. Cette signature est de ce fait transportée de façon numérique. Vous pouvez la mettre sur une clé USB, dans votre téléphone, dans votre ordinateur ou tout autre support numérique. C’est une démarche salutaire vu l’avancée fulgurante du processus de dématérialisation dans les entreprises. En effet, aujourd’hui, les petites, moyennes et même les grandes entreprises sont dans une dynamique de dématérialisation. La signature numérique a une importance capitale parce qu’elle porte aussi l’identité du signataire. De plus, dès qu’un document porte une signature numérique, il est impossible de le modifier sans laisser de trace. Elle est aussi interdite de falsification et toute personne qui entrave cette proscription est coupable de faux et usage de faux vis-à-vis de la loi.
Comment apposer une signature électronique sur un document ?
Signer un document numériquement est tout aussi simple que le signer de manière classique. Il n’existe pas une démarche fixe pour parapher un document dématérialisé. Les processus varient d’une application de signature à une autre. Généralement, après l’ouverture de l’application ou du logiciel, le signataire doit entrer un code secret précédemment envoyé sur son numéro privé. Ensuite, ouvrez le document concerné. Dès lors, il suffit de cliquer pour valider la signature. Avec les solutions de signature numérique, apposer sa signature sur des documents électroniques se fait de façon rapide et pratique.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
Si le phénomène de signature électronique fait fureur et qu’elle est prisée par les particuliers et les entreprises de toute taille, c’est en raison des avantages qu’elle présente. Voici quelques-uns d’entre eux.
Gain de temps
Opter pour la signature numérique vous fait gagner un précieux temps. En effet, la signature manuscrite imposait des déplacements et des réunions chronophages. Pour signer un seul document avec un stylo, vous deviez parfois faire plusieurs heures de route ou même effectuer un voyage en avion. Grâce à la signature numérique, vous pouvez économiser ce temps et le consacrer à d’autres activités.
Liberté géographique
Autrefois, signer un document nécessitait, entre autres, une présence physique. Par exemple, pour parapher un contrat à Berlin, il faut se rendre soi-même à Berlin. Cela peut se révéler très contraignant lorsque vous avez d’autres obligations dans un autre lieu aux mêmes heures. La signature numérique vient briser ses limites de la distance. Ainsi, depuis votre voiture, votre bureau ou même votre lit, vous pouvez signer les documents numérisés. Vos partenaires et collaborateurs n’ont plus à attendre votre arrivée pour la signature.
Sécurité
Contrairement à ce qu’essaient de faire croire les adeptes de la « old school », la signature numérique est aussi sécurisée que celle classique. Lorsque vous mettez votre signature électronique sur un document, toute modification opérée ultérieurement est remarquable. Aussi, le logiciel garde une trace de tous les documents, de même que l’heure et la date de signature. Il est également impossible d’imiter ou de reproduire de façon intégrale une signature électronique. C’est l’un des avantages majeurs liés à cette solution.
Écologique
Si votre PME ou ETI adopte une démarche écoresponsable, vous devez à tout prix recourir aux signatures électroniques. Elles vous font économiser du papier et, par la même occasion, aident à réduire la dégradation de l’environnement. Produire du papier requiert, en effet, d’abattre des arbres. Choisir de tourner votre entreprise avec des signatures électroniques, c’est diminuer le nombre d’arbres qui passent sous la lame de la scie chaque année.
Moins de dépenses
La signature électronique aide les entreprises à réduire leurs dépenses de manière significative. Pour signer un document physique, il faut déjà l’imprimer et ensuite contacter les différents signataires, organiser une réunion ou à défaut faire parvenir le document à chacun d’entre eux. Si cette routine semble anodine, elle nécessite des ressources financières non négligeables, surtout si le fonctionnement de votre société requiert un grand volume de documents à signer au quotidien.
Économie d’espace
Lorsque vous êtes une startup qui vient d’être lancée sur le marché, il n’est pas évident que vous ayez suffisamment d’espace pour réserver une salle pour les archives. Dans des circonstances pareilles, la signature numérique est une alternative bien adaptée. Elle vous dispense de devoir imprimer vos documents avant signature. En outre, vous pourriez ainsi stocker tous vos documents sans avoir à gaspiller de la place.
Accessible et tendance
Les logiciels de signature électronique sont à la portée de tous. Les licences pour abonnement annuel et à vie sont vendues à un prix raisonnable. Mieux, se servir de ce type de signature n’a rien de compliqué. De plus en plus d’investisseurs extérieurs exigent des entreprises avec lesquelles ils souhaitent faire affaire qu’elles emploient la signature numérique.
Comment choisir son entreprise de gestion de signature ?
Pour choisir votre prestataire de signature électronique, il est important de prendre en compte certains critères. La validité et la valeur perçue de vos documents en dépendent. Une signature non en règle peut faire passer votre entreprise pour un leurre et vous fait perdre de gros contrats. En premier lieu, l’entreprise fournisseuse doit fournir des signatures conformes aux règlementations en vigueur. Il s’agit notamment du règlement eIDAS et de la loi portant sur la protection des données des personnes physiques et morales. En deuxième lieu, faites de la fonctionnalité d’authentification de l’identité des signataires un facteur déterminant dans votre choix. Il est primordial que le prestataire mette à votre disposition des moyens prouvant que la signature provient effectivement du signataire désigné. En troisième lieu, priorisez l’aspect sécuritaire. Les signatures et les données concernant les différents signataires doivent être cryptées et inaccessibles pour toute personne qui n’en détient pas les accès. Aussi, la solution de signature doit être simple à utiliser. Ainsi, votre personnel pourra s’en servir en toute aisance sans avoir à suivre une formation à cet effet. Pour bien choisir votre prestataire fournisseur de signatures numériques, en plus de suivre les règles supra mentionnées, vous pouvez recourir aux sites de comparateur. Ils vous seront d’une grande aide, car vous permettant de comparer les performances de plusieurs entreprises pour désigner celle qui vous convient.
Pourquoi opter pour Yousign.com ?
Yousign.com est l’un des rares prestataires en fourniture de signatures numériques à satisfaire tous les critères de choix. C’est une entreprise qui a vu le jour en 2013 en France. Elle s’installe progressivement en Europe et opère déjà dans certains pays notamment
- l’Italie ;
- l’Allemagne ;
- la Pologne.
Des milliers de PME, TPE, ETI et multinationales font confiance à cette entreprise pour leurs besoins en signature électronique. YouSign.com propose à ses clients une plateforme SaaS. Ainsi, vous pouvez signer les documents dématérialisés avec tous les terminaux. Que ce soit un smartphone, un ordinateur ou une tablette, il est possible d’apposer votre signature sur les documents. De plus, la solution de signature que fournit Yousign.com s’exécute aisément dans les logiciels métiers, ce qui vous permet d’accélérer le traitement des dossiers à parapher. En outre, la plateforme de Yousign.com ne se limite pas aux signatures. Il vous aidera aussi à envoyer, à recevoir et même à gérer les documents. Par ailleurs, les tarifs de Yousign.com sont très compétitifs. Le rapport qualité/prix est bien respecté. Si vous êtes à la recherche d’un prestataire de signatures électroniques, Yousign.com représente votre meilleure option.
